Mikä on Kulut-hallinta?
Kulut-sivulla voit hallinnoida yrityksesi menoja.
Voit:
ottaa vastaan verkkolaskuja
maksaa laskuja
kategorisoida korttiostoja
lisätä paperilaskuja
samalla järjestelmä generoi automaattisesti kirjauksia kirjanpitoon
Sivun yläreunassa näet yhteenvedon laskuista:
joiden eräpäivä on ylittynyt
jotka ovat vielä avoinna
jotka on ajastettu myöhemmin maksettaviksi
sekä pankkitilisi saldoa
Miten voin vastaanottaa verkkolaskuja?
Voit ottaa verkkolaskujen vastaanoton käyttöön helposti hyväksymällä verkkolaskukumppanin hinnaston ja sopimuksen.
Tämän jälkeen verkkolaskujen vastaanotto on mahdollista heti, eikä laskuja tarvitse enää lisätä käsin järjestelmään. Saapuneet laskut näkyvät automaattisesti listassa, josta voit tarkistaa ne, maksaa suoraan tai ajastaa maksun haluamallesi päivälle.
Verkkolaskujen vastaanoton käyttöönotto
1. Hyväksy hinnasto ja sopimus
Hyväksy verkkolaskukumppanin hinnasto ja sopimus järjestelmässä. Tämän jälkeen verkkolaskujen tiedot aktivoituu.
2. Tarkista ja toimita verkkolaskutiedot
Siirry kohtaan "Verkkolaskuosoite" ja kopioi yrityksesi verkkolaskuosoite tiedot.
Toimita nämä tiedot laskuttajalle, jotta hän voi lähettää laskut sähköisesti.
3. Vastaanota ja tarkista lasku
Kun verkkolasku saapuu Maventaan( verkkolaskuoperaattori, jonka kautta verkkolaskut lähetetään ja vastaanotetaan järjestelmään.), saat siitä sähköposti-ilmoituksen. Lasku näkyy automaattisesi hallinnassa.
Tarkista laskun tiedot ja valitse sille oikea kululaji.
4. Maksa lasku tai ajasta maksu
Voit maksaa tai ajastaa laskun suoraan hallinnan näkymästä "Maksa" painikkeen kautta.
Kaikki kulut tallentuvat automaattisesti kirjanpitoa varten.
Hyvä tietää
Jos poistat laskun vahingossa, voimme palauttaa sen – ole yhteydessä tukeen chatin kautta.
Jos tiedät, että verkkolasku on tulossa, mutta sitä ei vielä näy järjestelmässä, ota meihin yhteyttä. Voimme tarvittaessa päivittää näkymän.
Saat sähköposti-ilmoituksen aina, kun uusi verkkolasku saapuu Maventaan.
Miten voin lisätä uuden järjestelmän ulkopuolisen laskun?
Jos saat laskun esimerkiksi paperisena tai sähköpostitse, voit lisätä sen järjestelmään manuaalisesti. Näin kaikki kulut pysyvät yhdessä paikassa, voit maksaa tai ajastaa laskun suoraan järjestelmästä ja tiedot tallentuvat automaattisesti kirjanpitoa varten.
Uuden laskun lisääminen
1. Lisää uusi lasku
Klikkaa oikeasta yläkulmasta “Lisää lasku”.
2. Täytä laskun tiedot
Syötä laskulle tarvittavat perustiedot:
Lähettäjän tiedot
IBAN-tilinumero
Laskun viite
Laskun päivä
Laskun eräpäivä
Voit halutessasi lisätä myös selityksen tai muistiinpanon kirjanpitoa varten.
3. Lisää kulurivit
Lisää laskulle yksi tai useampi kulurivi:
valitse oikea kululaji
valitse sovellettava ALV-kanta
syötä summa
4. Lisää laskun liite
Lataa laskusta kuva tai tiedosto
Huomio: Laskun liite tulee lisätä ennen kuin lasku voidaan hyväksyä maksuun.
5. Tallenna lasku
Kun kaikki tiedot on täytetty, tallenna lasku. Lasku siirtyy kululistaan. "Tallenna"- painike löytyy oikeasta yläkulmasta.
Laskun maksaminen
Voit maksaa laskun suoraan Kulut-hallinnan listasta klikkaamalla laskun oikealla puolella olevaa “Maksa”-painiketta. Halutessasi voit myös ajastaa maksun myöhemmälle päivälle. Näet Kulut-hallinnan näkymässä myös pankkitilin saldon oikeassa yläreunassa, mikä helpottaa maksujen suunnittelua.
Laskut näkyvät myös listassa eri tilan mukaan:
Maksamaton
Lasku on lisätty järjestelmään, mutta sitä ei ole vielä maksettu tai ajastettu maksuun.
Myöhässä
Laskun eräpäivä on mennyt, eikä maksua ole vielä tehty.
Ajastettu
Lasku on ajastettu maksettavaksi tulevana päivänä. Maksu suoritetaan automaattisesti valittuna ajankohtana.
Maksettu
Lasku on maksettu onnistuneesti
Mitätöity
Lasku on poistettu käytöstä eikä sitä makseta. Mitätöity lasku säilyy kuitenkin historiassa.
Luonnokset
Lasku on keskeneräinen eikä sitä ole vielä tallennettu tai hyväksytty maksuun
Usean laskun maksaminen kerralla
Voit maksaa myös useita laskuja samalla kertaa valitsemalla laskujen vasemmalla puolella olevat valintaruudut aktiivisiksi.
Kun olet valinnut haluamasi laskut, sivun alareunaan ilmestyy yhteenveto valittujen laskujen määrästä sekä niiden yhteenlasketusta maksettavasta summasta. Yhteenvedon kautta pääset suorittamaan kaikkien valittujen laskujen maksun kerralla.
Hyvä tietää
Muista valita laskulle oikea kululaji ennen maksamista.
Laskua ei voi hyväksyä maksuun ilman liitettä.
Voit lisätä useita kulurivejä samalle laskulle.
Kaikki lisätyt ja maksetut laskut tallentuvat automaattisesti kirjanpitoa varten.
Korttiostojen kategorisointi
Tapahtumien kategorisointi on tärkeää, jotta kirjanpito pystyy osoittamaan, mistä yrityksen rahat tulevat ja mihin ne menevät. Oikea kategorisointi varmistaa, että kirjanpito, verotus ja yrityksen taloudellinen seuranta ovat kunnossa.
Näin kategorisoit korttioston
Avaa korttiostos tapahtumalistasta.
Valitse ostolle oikea kulukategoria (esimerkiksi tuoteostot, sähkö ja vesi tai markkinointi)
Lisää kuva kuitista tai laskusta. Liite on tärkeä kirjanpitoa varten.
Voit hakea sopivaa kategoriaa myös hakukentän avulla. Jos ostos sisältää useita eri kuluja, voit tarvittaessa jakaa summan useaan kategoriaan.
Laskujen hallinta etusivulla
Laskujen hallinnan näkymässä näet kaikki yrityksesi laskut yhdellä silmäyksellä. Voit tarkistaa laskun tilan, eräpäivän, summan sekä liitteet ja maksaa laskun suoraan listasta.
Näin käytät näkymää
Klikkaa laskuriviä nähdäksesi kulurivit ja kategorisoinnin.
Voit maksaa laskun suoraan klikkaamalla “Maksa”.
Kolmen pisteen valikosta voit muokata, peruuttaa, kloonata tai poistaa laskun.
Näet laskun eräpäivän ja mahdollisen myöhästymisvaroituksen punaisella.
Laskun liitteet ja muistiinpanot näkyvät oikealla puolella ikoneina.
Laskujen vieminen kirjanpitoon
Siirry laskujen hallinnan etusivulle "Kulut" osioon ja klikkaa oikeassa yläkulmassa olevaa Vie-painiketta. Avautuvasta ikkunasta valitset ensin vientiformaatin — yleensä PDF-tiedosto sopii hyvin kirjanpitoa varten. Sen jälkeen valitset, mihin päivämäärään väli perustuu: laskun päivämäärään tai eräpäivään. Aseta lopuksi haluamasi aikaväli ja klikkaa Vie.
