Video-ohje ajanvarauksen luonnista:
Kirjalliset ohjeet ajanvarauksen luonnista:
Valitse haluamasi tekijän kohdalta kellonaika, mihin haluat lisätä varauksen. Klikkaa “Lisää varaus”.
2. Valitse haluamasi palvelu. Voit myös kirjoittaa palvelun nimen hakukenttään, jolloin palvelu tulee nopeammin esiin.
3. Seuraavaksi on valittavissa lisäpalveluita (jos olet luonut lisäpalveluita) palvelun lisäksi, joita voit klikata mukaan varaukseen.
4. Seuraavaksi täytät varaukseen asiakastiedot. Valittavissa on:
Hakea asiakas hakukentästä asiakkaan nimellä, puhelinnumerolla tai sähköpostilla.
Lisätä uusi asiakas rekisteriin, jos asiakasta ei vielä löydy rekisteristä.
Tehdä pikavaraus, jolloin asiakasta ei lisätä rekisteriin. Tätä voi hyödyntää, jos asiakas tulee ovesta suoraan kysymään aikoja. Pikavarauksessa asiakkaan tietoihin ei pyydetä muuta kuin asiakkaan nimi ja mahdollinen viesti työntekijälle.
5. Kun olet valinnut asiakkaan, (testiasiakas otettu rekisteristä) niin näet vielä tässä vaiheessa asiakkaan ja palvelun tiedot. Voit myös halutessasi kirjoittaa ylös muistiinpanoja tekijälle koskien ajanvarausta tai asiakasta.
6. Viimeisessä vaiheessa ennen tallentamista sinulla on mahdollisuus aktivoida nappi vihreäksi, jos haluat lähettää varausvahvistuksen asiakkaalle. Valittavissa on lähettää vahvistus sähköpostitse tai tekstiviestitse. Muista tallentaa varaus!
Ajanvarauksen hallinta
Kun avaat varauksen, näet kolme välilehteä: Varaustiedot, Historia ja Asiakastiedot.
Varaustiedot-välilehdeltä löydät palvelun, hinnan ja keston, varauksen muistiinpanot, asiakkaan mahdolliset viestit, muistutukset sekä asiakasmuistiinpanot ( voit lisätä esim. allergiat tai muut huomiot).
Alhaalla on painike varauksen viemiseksi kassalle.
Historia-välilehdeltä näet tilastot asiakkaan käynneistä: yhteensä käytetty summa, vierailujen määrä, keskimääräinen käynnin hinta ja kesto, käyntiväli sekä tieto tulematta jättämisistä. Historiassa näkyy lista tulevista ja aiemmista varauksista päivämäärineen, työntekijöineen ja aikoineen.
Asiakkaan merkitseminen saapuneeksi tai tulematta jääneeksi
Klikkaa varausta kalenterissa ja avaa yläreunan tilanvalitsin. Valitse "Saapunut", kun asiakas on paikalla, tai "Ei Saapunut", jos hän ei tullut ajallaan. Saapuneeksi merkittyyn varaukseen ilmestyy saapumisaika ja lyhyt kävelyanimaatio.
Saapunut- tila toiminto on PREMIUM ominaisuus ja löytyy asetettavaksi toimipaikan kalenteriasetuksista. Toiminnon voi kytkeä päälle/pois ja animaation keston säätää asetuksista kohdasta "Asiakkaan ilmoittautuminen".
Ei Saapunut -tila
Kun asiakas merkitään "Ei Saapunut", varaus näkyy kalenterissa katkoviivareunuksella ja punaisella rastilla. Yläbanneri muuttuu mustaksi ja siihen ilmestyy "Ei Saapunut" -tila.
Samalla järjestelmä ehdottaa maksulinkin lähettämistä asiakkaalle saapumatta jääneestä ajanvarauksesta — voit itse päättää, haluatko lähettää linkin vai et. Tieto tulematta jättämisestä päivittyy myös asiakkaan Historia-välilehdelle.
Asiakkaan ajanvarauksen uudelleen varaaminen
Voit tehdä uuden varauksen helposti kopioimalla asiakkaan nykyisen varauksen. Avaa ensin varaus klikkaamalla sen tiedot esiin. Vieritä alas ja klikkaa kolmea pistettä (⋯) oikeassa alareunassa, sitten valitse "Varaa uudelleen".
Voit määrittää, haluatko toistaa saman palvelun vai aloittaa kokonaan uuden varauksen. Valitse lopuksi uusi ajankohta, johon haluat palvelun varata.
