Video-ohje ajanvarauksen luonnista:
Kirjalliset ohjeet ajanvarauksen luonnista:
Valitse haluamasi tekijän kohdalta kellonaika, mihin haluat lisätä varauksen. Klikkaa “Lisää varaus”.
2. Valitse haluamasi palvelu. Voit myös kirjoittaa palvelun nimen hakukenttään, jolloin palvelu tulee nopeammin esiin.
3. Seuraavaksi on valittavissa lisäpalveluita (jos olet luonut lisäpalveluita) palvelun lisäksi, joita voit klikata mukaan varaukseen.
4. Seuraavaksi täytät varaukseen asiakastiedot. Valittavissa on:
Hakea asiakas hakukentästä asiakkaan nimellä, puhelinnumerolla tai sähköpostilla.
Lisätä uusi asiakas rekisteriin, jos asiakasta ei vielä löydy rekisteristä.
Tehdä pikavaraus, jolloin asiakasta ei lisätä rekisteriin. Tätä voi hyödyntää, jos asiakas tulee ovesta suoraan kysymään aikoja. Pikavarauksessa asiakkaan tietoihin ei pyydetä muuta kuin asiakkaan nimi ja mahdollinen viesti työntekijälle.
5. Kun olet valinnut asiakkaan, (testiasiakas otettu rekisteristä) niin näet vielä tässä vaiheessa asiakkaan ja palvelun tiedot. Voit myös halutessasi kirjoittaa ylös muistiinpanoja tekijälle koskien ajanvarausta tai asiakasta.
6. Viimeisessä vaiheessa ennen tallentamista sinulla on mahdollisuus aktivoida nappi vihreäksi, jos haluat lähettää varausvahvistuksen asiakkaalle. Valittavissa on lähettää vahvistus sähköpostitse tai tekstiviestitse. Muista tallentaa varaus!
Ajanvarauksen hallinta
Kun avaat varauksen, näet kolme välilehteä: Varaustiedot, Historia ja Asiakastiedot. Alareunassa on painike, jolla viet varauksen kassalle.
Varaustiedot
Tältä välilehdeltä näet:
palvelun, hinnan ja keston
varauksen muistiinpanot
asiakkaan mahdolliset viestit
muistutukset
asiakasmuistiinpanot, joihin voit lisätä esimerkiksi allergiat tai muut huomiot
Historia
Tällä välilehdellä näet asiakkaan käyntitilastot:
yhteensä käytetty summa
vierailujen määrä
keskimääräinen käynnin hinta ja kesto
käyntiväli
tulematta jättämiset
Lisäksi näet listan asiakkaan tulevista ja aiemmista varauksista päivämäärineen, työntekijöineen ja kellonaikoineen.
Asiakastiedot
Tältä välilehdeltä hallitset asiakaskohtaisia tietoja ja asetuksia:
Käyttäjäasetukset
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Katuosoite
Asiakasmuistiinpanot
Tunnisteet
Asiakkaan saapumisen merkitseminen
Klikkaa varausta kalenterissa ja avaa yläreunan tilanvalitsin. Valitse "Saapunut", kun asiakas on paikalla, tai "Ei Saapunut", jos hän ei tullut ajallaan. Saapuneeksi merkittyyn varaukseen ilmestyy saapumisaika ja lyhyt kävelyanimaatio.
Saapunut-toiminto on PREMIUM ominaisuus ja sen saa päälle toimipaikan kalenteriasetuksista. Toiminnon voi kytkeä päälle/pois ja animaation keston säätää asetuksista kohdasta "Asiakkaan ilmoittautuminen".
Ei Saapunut -tila
Kun asiakas merkitään "Ei Saapunut", varaus näkyy kalenterissa katkoviivareunuksella ja punaisella rastilla. Yläbanneri muuttuu mustaksi ja siihen ilmestyy "Ei Saapunut" -tila.
Samalla järjestelmä ehdottaa maksulinkin lähettämistä asiakkaalle saapumatta jääneestä ajanvarauksesta — voit itse päättää, haluatko lähettää linkin vai et. Tieto tulematta jättämisestä päivittyy myös asiakkaan Historia-välilehdelle.
Asiakkaan ajanvarauksen uudelleen varaaminen
Voit tehdä uuden varauksen helposti kopioimalla asiakkaan nykyisen varauksen. Avaa ensin varaus klikkaamalla sen tiedot esiin. Vieritä alas ja klikkaa kolmea pistettä (⋯) oikeassa alareunassa, sitten valitse "Varaa uudelleen".
Voit määrittää, haluatko toistaa saman palvelun vai aloittaa kokonaan uuden varauksen. Valitse lopuksi uusi ajankohta, johon haluat palvelun varata.
